校庆活动各筹备组、儋州校区管委会、城西校区管委会、各学院：

我校50周年校庆暨“211工程”建设动员活动已圆满结束。这是新海大成立后首次举办的一次大型庆祝活动，也是学校发展史上的一次重大事件。详实、完整、全面地记录下这次活动，具有重要的现实意义和深远的历史意义。为此，根据学校档案工作要求，为了及时做好归档工作，请校庆活动筹委会有关筹备小组将此次活动期间所产生的有关材料及时整理，于2009年1月9日之前移交学校档案馆归档保存。相关部门及归档材料具体要求如下：

一、文秘组（负责人：龙腾）

所有与校庆活动相关的文字材料，如：学校动员大会领导讲话稿；活动总体方案；庆祝大会部、省、校领导及嘉宾代表讲话稿；校庆公报、国务院、教育部及兄弟院校贺信、贺电等。

二、宣传组（负责人：张继友）

学校宣传画册、媒体相关报道的剪报、学校宣传短片及校长汇报材料的电子版、所有的影像资料（包括制作的各类DVD）等。

三、联络组（负责人：王强）

出席庆典活动的部、省、厅领导、兄弟院校代表及校友人员名单、相关贺信、贺电等。

四、会务组（负责人：梁谋）

庆祝活动指南、赠送给嘉宾的纪念品、接收的各种贺礼、捐赠物品等。

五、儋州校区活动协调组（负责人：陈琼花）

重要的文字材料、实物、影像资料等。

六、城西校区活动协调组（负责人：覃金源）

重要的文字材料、实物、影像资料等。

七、各学院有关这次活动的有保存价值的材料也可移交档案馆归档保存。

八、电子文件通过电子信箱发送到：dangas@hainu.edu.cn

联系人：档案馆综合档案室 电话：66279045 许惠君 手机：13807556666

海南大学档案馆

二OO八年十二月二十二日