各学院：
毕业生合影照片是学生在校学习历程的生动见证，是学校珍贵的原始档案，是档案馆藏不可或缺的重要组成部分。目前，2017届毕业生即将毕业离校，为做好毕业生合影照片的收集整理和归档工作，特将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.以班级为单位，2017届全体大学本科生、硕士研究生、博士研究生毕业合影照片。
2.往年历届未归档的毕业生合影照片。
二、归档要求
1.各单位应高度重视此次毕业生合影照片收集、整理和归档工作，指定专人负责，并于5月18日前将专项工作联系人名单及相关信息报送档案馆。
2.纸质照片和电子照片各归档一份，纸质照片反面附文字说明（特别注明主要校、院领导及班主任），照片规格统一为28cm*20cm的压膜照片。
3.电子照片为jpg格式，与纸质照片正反面完全一致，文件名以“海南大学**学院**届（**）级**系**专业**班毕业合影”的格式命名。
4.以学院为单位填报《毕业生合影照片移交清单》，用A4纸打印一式两份，单位盖章、移交人签名，移交时经接收人验收签字后，双方各存留一份。
三、档案移交
按照归档要求核查无误后，以学院为单位将纸质照片、电子照片、《毕业生合影照片移交清单》（加盖公章）到学校档案馆办理移交手续。
移交时间：2017年6月9日前
移交地点：校档案馆一楼实物声像档案室
联系人：马老师
联系电话：66297863
电子邮箱：646375440@qq.com
附件：1.照片文字说明模板
2.毕业生合影照片移交清单
海南大学校长办公室
2017年5月15日
附件1.2
