各学院学工办：
学生档案记录了学生在校学习期间的个人经历、思想表现等情况，是用于学生日后晋升、出国的佐证凭据。为尽快完成2010级学生的建档工作，请各学院将10级新生自带的高考纸质档案和新生录取通知书、团员材料收集、整理好，于十月二十日前送到档案馆学生档案室。具体事项要求如下：
一、 以班级为单位，先在档案袋的正下方写上xx专业，在专业的后面注明学号的后三位数，然后按学号从小到大的顺序排列，同时附上该班级学生名单（请参照附件里的表格），注明学号、姓名、性别、专业、生源地以及纸质档案、录取通知书上交情况等内容。
二、 新生档案应包含如下主要材料：中学学籍材料；普通高等学校招生体格检查表；普通高等学校招生报名登记表等。
三、对于学院学工办在迎新资格审查时打开学生纸质档案的，请老师在档案打开处签名。
四、录取通知书应收、交盖有“本校是教育部批准的具有高等学历教育招生资格的普通高等学校”章的下联，并注明学号的后三位数，按从小到大的顺序排列，交学生档案室归档。已交保卫处办理户口迁移的，则待办理完落户手续后，各学院学工办照上述要求整理、移交。
五、团员材料由各班团支部收集、拆封，将团员证归还学生本人，介绍信由支部保管，入团申请书夹在志愿书中，然后把入团志愿书和遗失证明按学号从小到大的顺序排列好移交学生档案室。
六、对于往年个别专业学号打乱分班的，请以专业为单位，按学号从小到大的顺序排列。
七、请各学院学工办负责收集、整理新生档案的老师予以高度重视，认真负责完成此项工作。如未按整理要求移交者，将退回重做。
八、学生所在校区学生档案室联系电话及负责老师。
1、海甸校区学生档案室（老图书馆一楼）
联系人：张老师 郑老师
联系电话：66291022。
2、应用科技学院（城西校区）
联系人：单老师
联系电话：66960703
