为了做好2011届毕业生就业转档工作，根据国家教育部和海南省有关高校毕业生的文件精神及《海南大学学生档案管理办法》规定，现将有关事项通知如下：
一、2011届全日制普通本科毕业生
(一)各学院及有关部门必须在六月二十日前，将毕业生的归档材料按学院、专业、学号由小到大的顺序整理好后，移交档案馆学生档案室。
(二)凡考取硕士研究生的毕业生，必须将所录取学校的调档函于2011年7月1日前交到档案馆学生档案室，调档函的复印件交回各学院学工办。
(三)已落实就业单位的毕业生，在与用人单位签订就业协议书时，必须要求用人单位在“档案转递详细地址”一栏上，将接收档案的单位地址及邮编书写清楚，并自行复印一份送档案馆学生档案室作为转寄档案的依据。
(四)毕业生因就业工作需要自带档案的，按要求准备以下材料：
1.本人自带档案的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人身份证复印件；
2.若本人不能亲自办理，需委托他人前来提档的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人的身份证复印件并于空白处亲笔写上授权委托书，被委托人身份证复印件。
(五)毕业生可根据自己的就业需要，考虑档案的去留：
1.确定档案暂留在学校保管的，毕业生必须亲自与档案馆签订《档案暂存协议书》（协议书可在网上点击海南大学档案馆公告栏下载）。签订协议书的具体时间是2011年的5月1日——2011年6月15日，逾期不再办理。
2.确定档案不保留的，无需声明，其档案则由档案馆学生档案室按学校就业办提供的就业计划，在档案材料齐全后通过机要方式寄往生源省高校毕业生就业指导中心或生源地人事部门。
(六)海南本省籍毕业生的档案，原则上均按就业计划转回生源地市（县）人力资源和社会保障局。
(七)如未按上述要求及时提交档案材料或签订协议书，后果由学院或毕业生负责。
咨询电话：66291022
二、2011届学历教育研究生
（一）与用人单位签订了就业协议的学生，请在2011年7月10日前办理取档手续。本人可亲自携带档案到用人单位，也可采取机要形式寄发档案到单位。
1、本人亲自携带档案到单位的，提档时必须提供如下材料：调档函原件或者报到证复印件一份；本人身份证复印件。如本人不能亲自办理需委托别人提档的：须提供本人身份证复印件并于空白处写上亲笔委托一份（同一页上）；调档函原件或者报到证复印件一份；被委托人身份证复印件。
2、需要机要发档案的学生，请将调档函原件送到学生档案室，调档函中必须按如下方式详细写明地址和邮编：XX省XX市（县）XX路（街）XX号XX单位XX部门，邮政编码：XXXXXX。
(二)海南籍毕业生档案原则上均寄回生源地市、县人力资源和社会保障局，外省籍毕业学生可根据自己的就业情况确定档案是否留在学校保管。确定档案留在学校保管的毕业生需要签订《档案暂存协议书》（协议书可在海南大学档案馆网上公告栏点击下载）。签订协议书的具体时间是2011年的5月1日——2011年6月15日，逾期不再办理。档案暂存协议书一式两份，毕业生一份，我馆一份，暂存协议书须妥善保管，它是以后提档时必须收回的材料。
(三)如在2011年7月10日前未按上述要求办理任何档案手续的，档案馆会在2011年7月11日—2011年7月30日依照就业计划将档案寄回生源省高校毕业生就业指导中心或生源市、县人力资源和社会保障局。
咨询电话：0898—66291022 张老师
特此通知
海南大学档案馆
2010年12月13日
