儋州校区管委会、各部门、各单位：
自档案馆成立以来，在校领导的高度重视和各部门积极支持配合下，开展了大量的工作，取得了一定的成绩。近年来，党办、校办、教务处等单位的归档材料都能按归档要求按时移交档案馆，特别是外事侨务处的照片档案材料，能都严格按要求将时间、地点、人物、事件等标注清楚，整理成册，及时归档，为学校保存了大量的外事活动照片，客观地反映了我校外事侨务处活动的真实面貌。但也有个别单位档案材料不能如期按规定移交，还有些部门将指示、批复等文件材料直接从上级业务主管理部门带回，并长期滞留在其部门或个人手中而不按规定归档，使得重要的文件材料档案流失，严重影响学校建设和发展的历史记录的完整性。今年是我校“211迎评、质量提升校风建设”之年，为了充分发挥好档案工作在“211工程”迎评中的重要作用，提升我校管理质量，做好“211工程”迎评工作。根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》要求，确保学校档案的完整与安全，请各单位于2011年3月31日前把本单位2010年形成的反映本单位活动情况的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的档案材料列出清单（一式两份），移交学校档案馆归档。各单位归档范围参见《海南大学各部门、各单位文件材料归档范围、移交时间和要求暂行规定》。
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二○一一年三月七日
